В Российской Федерации с 2015 года учреждено новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) гостиница посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства грозит достаточно немалым взысканием - до трехсот тысяч рублей. Руководство гостиницы само вправе выбирать способ предоставления сведений. Это могут быть как отчётности на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Вместе с тем в состоянии инновационного информационного оснащения всех предприятий трудно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет писаться вручную. Кроме того, необходимо учитывать, что данные должны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах фирма вынуждена будет задействовать курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти что все гостиницы вынесли решение выполнять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специальных программных продуктов.
Обычно административная структура гостиницы уже работает со специальными программами, позволяющими автоматизировать процедуру оформления и учета квартирантов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение в несколько раз. Персонал гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Вместе с тем изучение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно трудный процесс. Производители специальной программы для отправки данных о постояльцах контурфмс рекомендуют отличное решение. Оператору не требуется вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже есть на вооружении руководителей гостиницы. Этот процесс выполняется оперативно под руководством ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Одновременно с этим хозяйственный субъект, отославший сведения в фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, которые касаются их постояльцев. К тому же у гостиниц сейчас имеется возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
